Política de reporte de irregularidades

¿Qué es la política de reporte de irregularidades?

Esta política establece el marco mediante el cual las personas pueden reportar, en condiciones de confidencialidad o anonimato, violaciones de la ley, de las normas internas o de los estándares éticos dentro de MARYMANTES SPEED SRL. La política está alineada con la Ley n.º 361/2022, que transpone la Directiva (UE) 2019/1937 sobre la protección de las personas que informan sobre infracciones del Derecho de la Unión.

La política se aplica a todos los empleados, ex empleados y futuros empleados, trabajadores temporales, colaboradores, proveedores, socios comerciales, personas que trabajan bajo la supervisión de contratistas o proveedores, terceros y personas jurídicas vinculadas a la persona que realiza el reporte.

¿Por qué utilizamos el mecanismo de reporte?

La empresa fomenta la notificación temprana de irregularidades para proteger la integridad, la seguridad, la conformidad y la reputación de la organización, y para asegurar la corrección inmediata de las situaciones no conformes.

Los objetivos son: fomentar el reporte de buena fe, establecer un proceso claro de presentación y gestión de los reportes, proteger a las personas que informan contra represalias y garantizar la confidencialidad.

¿Qué situaciones pueden reportarse?

Soborno, corrupción, conflicto de intereses, prácticas anticompetitivas, acoso y discriminación
Problemas de contabilidad, auditoría o informes públicos
Violaciones de los derechos humanos o de la legislación sobre competencia
Conducta que afecte la reputación de la empresa
Violaciones en materia de salud y seguridad en el trabajo
Deterioro del medio ambiente
Blanqueo de capitales o incumplimiento del régimen de sanciones
Incumplimiento en seguridad y conformidad de los productos
Violación de la privacidad, la protección de datos y la seguridad de redes y sistemas informáticos
Violación de la legislación de protección al consumidor
Cualquier otro delito o incumplimiento de obligaciones legales

Las reclamaciones de clientes relativas a la calidad de los servicios o productos son gestionadas por los departamentos correspondientes y no forman parte de esta política.

Canales de reporte

Los reportes pueden presentarse de forma confidencial o anónima, a través de los canales internos:

Plataforma web: https://marymantesgroup.whistleblowup.com
Correo electrónico: conformitate@marymantesgroup.com
En persona, verbalmente o por escrito, a un miembro del Equipo designado: Director de Recursos Humanos, Gerente Jurídico, Gerente de Auditoría Interna

En el caso de un reporte verbal a una persona designada, se redactará un acta en soporte duradero con el consentimiento de la persona que reporta. Sin consentimiento para la transcripción/registro, el reporte deberá realizarse por escrito, en formato electrónico, a la dirección antes mencionada.

Contenido mínimo de un reporte

Nombre, datos de contacto y contexto profesional en el que se obtuvo la información (si no se opta por el anonimato)
Nombre de la persona o personas señaladas, si se conocen
Descripción detallada y documentación de los hechos, su secuencia y cómo se conocieron
Fecha, lugar y personas involucradas, así como posibles testigos o personas que puedan aportar información adicional
Documentos de respaldo o referencias que puedan verificar los hechos

El reporte puede hacerse de forma anónima únicamente por escrito y en formato electrónico a la dirección dedicada.

Gestión de reportes y plazos

La confirmación de recepción se enviará en un plazo máximo de 7 días desde la recepción. La retroalimentación sobre el estado de resolución se comunicará en un máximo de 3 meses desde la confirmación o, si no se envió confirmación, en 3 meses a partir de los 7 días posteriores a la presentación. Si las medidas aún están en evaluación, esto se informará a la persona que reportó.

Excepción: la comunicación puede aplazarse si informar compromete la resolución del caso.

Confidencialidad y anonimato

Solo el Equipo designado tiene acceso a los reportes. La identidad de la persona que reporta y cualquier elemento que permita su identificación se mantendrán confidenciales durante todo el proceso, dentro de los límites legales. Para la comunicación se puede asignar un código de identificación del reporte, utilizado para intercambiar información y consultar el estado.

Sin represalias

Está prohibida cualquier forma de represalia contra quienes reporten de buena fe o colaboren en investigaciones. El incumplimiento de esta prohibición dará lugar a medidas disciplinarias, pudiendo llegar a la terminación de la relación laboral. La protección se extiende a familiares y entidades vinculadas a la persona que reporta.

Buena fe y responsabilidad en el reporte

La persona que reporta debe tener motivos razonables para creer que la información es veraz y está cubierta por la política. Los reportes hechos de mala fe o con información deliberadamente falsa constituyen una falta grave y pueden tener consecuencias disciplinarias o legales.

Investigación

Todos los reportes son investigados con prontitud, objetividad y protegiendo la confidencialidad. En los casos que involucren a empleados, participa el Departamento de Recursos Humanos. Al finalizar se elabora un informe de síntesis con conclusiones y plan de acción, compartido con la dirección de los departamentos correspondientes.

Archivo de reportes internos

El reporte no contiene la información mínima, se solicitó completar en 15 días y no se cumplió
El reporte anónimo no contiene suficiente información para su análisis, se solicitó completar en 15 días y no se cumplió
Varios reportes con el mismo objeto se agrupan; sin información adicional relevante, los reportes posteriores se archivan
La persona designada puede cerrar la investigación en casos de infracciones claramente menores, respetando la confidencialidad y las obligaciones de información

Conservación de registros

Toda la información relacionada con un reporte se conserva durante 5 años desde la comunicación de la solución, en un registro gestionado conforme a la ley, con medidas de seguridad adecuadas en TI y control de acceso. Tras este periodo, los datos se destruyen, independientemente del soporte.

¿Cómo reportar paso a paso?

Evalúe si el problema puede resolverse con su jefe directo o Recursos Humanos; en caso contrario, use los canales de reporte
Elija el canal: plataforma web, correo electrónico o en persona
Incluya la información mínima necesaria para su verificación
Guarde el código de identificación (si se asigna) para comunicaciones posteriores
Reciba la confirmación en 7 días y feedback en un máximo de 3 meses

Revisiones y entrada en vigor

La política está aprobada por el Director General y se publica en la web, en los canales internos y mediante su exposición en la sede, en un lugar visible y accesible. Cualquier revisión será comunicada por los mismos medios.

Fecha de entrada en vigor: 01.09.2025.