Politica privind raportarea neregulilor

Ce este politica de raportare a neregulilor (Whistleblowing)?

Prezenta politică stabilește cadrul prin care persoanele raportează, în condiții de confidențialitate sau anonim, încălcări ale legii, ale normelor interne sau ale standardelor etice în cadrul MARYMANTES SPEED SRL. Politica este aliniată Legii nr. 361/2022, care transpune Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii.

Politica se aplică tuturor angajaților, foștilor și viitorilor angajați, lucrătorilor temporari, colaboratorilor, furnizorilor, partenerilor de afaceri, persoanelor care lucrează sub supravegherea contractorilor sau a furnizorilor, terților și persoanelor juridice legate de persoana care raportează.

De ce folosim mecanismul de raportare

Compania încurajează raportarea timpurie a neregulilor pentru a proteja integritatea, siguranța, conformitatea și reputația organizației și pentru a asigura remedierea promptă a situațiilor neconforme.

Obiectivele sunt: încurajarea raportării cu bună-credință, stabilirea unui proces clar de depunere și gestionare a raportărilor, protejarea persoanelor care raportează împotriva represaliilor și asigurarea confidențialității.

Ce situații pot fi raportate

Luare de mită, corupție, conflict de interese, practici anticoncurențiale, hărțuire și discriminare
Probleme de contabilitate, audit sau raportare publică
Încălcări ale drepturilor omului sau ale legislației concurenței
Conduită care afectează reputația companiei
Încălcări ale sănătății și securității în muncă
Degradarea mediului
Spălare de bani sau încălcări ale regimului sancțiunilor
Neconformitate privind siguranța și conformitatea produselor
Încălcarea vieții private, a protecției datelor și a securității rețelelor și sistemelor informatice
Încălcarea legislației privind protecția consumatorilor
Orice alte fapte penale sau încălcări ale obligațiilor legale

Reclamațiile clienților privind calitatea serviciilor sau produselor sunt gestionate de departamentele dedicate și nu intră în sfera acestei politici.

Canalele de raportare

Raportările pot fi depuse confidențial sau anonim, prin canalele interne:

Platformă web: https://marymantesgroup.whistleblowup.com
E-mail: conformitate@marymantesgroup.com
În persoană, verbal sau în scris, către un membru al Echipei desemnate: Director Resurse Umane, Manager Juridic, Manager Audit Intern

În cazul raportării verbale către o persoană desemnată, se întocmește un proces-verbal pe suport durabil, cu consimțământul persoanei care raportează. Fără consimțământ pentru transcriere/înregistrare, raportarea se va face în scris, în format electronic, la adresa de mai sus.

Conținutul minim al unei raportări

Numele, datele de contact și contextul profesional în care au fost obținute informațiile (dacă nu se optează pentru anonimat)
Numele persoanei/persoanelor vizate, dacă sunt cunoscute
Descrierea detaliată și documentarea faptelor, succesiunea acestora și modul în care au fost cunoscute
Data, locul și persoanele implicate, precum și martori sau persoane care pot furniza informații suplimentare
Documente justificative sau referințe care pot verifica faptele

Raportarea poate fi făcută anonim în scris, în format electronic, la adresa dedicată.

Gestionarea raportărilor și termene

Confirmarea primirii se transmite în cel mult 7 zile de la recepție. Feedback-ul privind stadiul soluționării se transmite în cel mult 3 luni de la confirmare sau, dacă nu s-a trimis confirmare, în 3 luni de la expirarea celor 7 zile de la data raportării. Dacă măsurile sunt încă în determinare, acest lucru se comunică persoanei care a raportat.

Excepție: transmiterea feedback-ului poate fi amânată dacă informarea ar periclita acțiunile de soluționare.

Confidențialitate și anonimat

Doar Echipa desemnată are acces la raportări. Identitatea persoanei care raportează și orice element care ar permite identificarea rămân confidențiale pe tot parcursul procesului, în limitele legii. Pentru comunicare se poate aloca un cod de identificare al raportului, folosit pentru schimb de informații și consultarea stadiului.

Fără represalii

Este interzisă orice formă de represalii împotriva persoanelor care raportează cu bună-credință sau cooperează în investigații. Încălcarea acestei interdicții atrage măsuri disciplinare, putând conduce la încetarea raporturilor de muncă. Protecția se extinde asupra membrilor de familie și entităților asociate persoanei care raportează.

Buna-credință și responsabilitatea raportării

Persoana care raportează trebuie să aibă motive întemeiate să creadă că informațiile sunt reale și intră în sfera politicii. Raportările făcute cu rea-credință sau cu informații false în mod deliberat constituie abatere gravă și pot avea consecințe disciplinare sau juridice.

Investigația

Toate raportările sunt investigate prompt, obiectiv și cu protejarea confidențialității. Pentru raportări care privesc angajați, Departamentul de Resurse Umane participă la investigație. La final se întocmește un raport de sinteză cu concluzii și plan de acțiune, comunicat conducerii departamentelor relevante.

Clasarea raportărilor interne

Raportarea nu conține elementele minime, s-a solicitat completare în 15 zile, iar completarea nu s-a realizat
Raportarea anonimă nu conține suficiente informații pentru analiză și soluționare, iar completarea solicitată în 15 zile nu a fost transmisă
Mai multe raportări cu același obiect se conexează; în lipsa informațiilor suplimentare relevante, raportările ulterioare se clasează
Persoana desemnată poate închide procedura pentru încălcări evident minore, cu respectarea obligațiilor de confidențialitate și informare

Ținerea evidenței

Toate informațiile privind o raportare se păstrează 5 ani de la data comunicării soluției, în registrul gestionat conform legii, cu măsuri adecvate de securitate IT și control al accesului. După expirarea perioadei, datele se distrug, indiferent de suport.

Cum se raportează pas cu pas

Evaluați dacă problema ține de activitatea curentă ce poate fi rezolvată de managerul direct sau HR; în caz contrar, utilizați canalele de raportare
Alegeți canalul: platformă web, e-mail sau în persoană
Includeți elementele minime necesare pentru verificare
Păstrați codul de identificare (dacă este alocat) pentru corespondență ulterioară
Primiți confirmarea în 7 zile și feedback în cel mult 3 luni

Revizuiri și intrare în vigoare

Politica este aprobată de Directorul General și este publicată pe website, pe canalele interne și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Orice revizuire va fi comunicată în aceleași modalități.

Data intrării în vigoare: 01.09.2025.